इनवॉइस कैसे बनाएँ?
- 1एक बार अपने कारोबार की जानकारी और लोगो जोड़ें — अगले इनवॉइस के लिए ये याद रहते हैं।
- 2ग्राहक, इनवॉइस नंबर और तारीख़ें भरें, फिर हर आइटम उसकी मात्रा, रेट, छूट और टैक्स दर के साथ जोड़ें।
- 3करेंसी, टैक्स का नाम (VAT, GST, सेल्स टैक्स), कोई छूट, शिपिंग और एडवांस चुनें, और एक टेम्पलेट और रंग चुनें।
- 4PDF डाउनलोड करें, प्रिंट करें या Word में सेव करें। “नया इनवॉइस” इसे सेव करके अगला नंबर शुरू करता है।
इनवॉइस की कुल रकम और टैक्स कैसे निकाले जाते हैं?
- 01आइटम की रकम = मात्रा × रेट, करेंसी के हिसाब से राउंड (सेंट, पैसा)
- 02छूट के बाद = आइटम की रकम − आइटम की छूट − पूरे इनवॉइस की छूट
- 03ऊपर से जोड़ा गया टैक्स = हर दर वाली रकम × दर ÷ 100
- 04कीमतों में शामिल टैक्स = रकम × दर ÷ (100 + दर)
- 05कुल = छूट के बाद + टैक्स + शिपिंग; बकाया रकम = कुल − चुकाई गई रकम
हर आइटम मात्रा × रेट से निकाला जाता है और करेंसी की सबसे छोटी इकाई तक राउंड किया जाता है (ज़्यादातर करेंसी के लिए दो दशमलव, येन के लिए कोई नहीं, कुवैती दीनार के लिए तीन — ISO 4217 की minor units), और आधे को ऊपर राउंड किया जाता है। पहले आइटम की छूट घटती है, फिर पूरे इनवॉइस की छूट, जो आइटम में अनुपात से बाँटी जाती है ताकि हर टैक्स दर सही रकम पर लगे। फिर हर दर के लिए टैक्स एक बार, उस दर वाले आइटम की छूट के बाद की कुल रकम पर निकाला जाता है; HMRC जैसे टैक्स विभाग टैक्स को इस तरह पूरे इनवॉइस पर या हर लाइन पर निकालने की इजाज़त देते हैं, इसलिए लाइन-दर-लाइन वाले इनवॉइस में एक सेंट का फ़र्क़ आ सकता है। शिपिंग टैक्स के बाद जुड़ती है, और पहले से चुकाई गई रकम घटाकर बकाया रकम मिलती है। यह सब सटीक दशमलव हिसाब से होता है, इसलिए कुल रकम में कभी एक सेंट का भी फ़र्क़ नहीं आता।
जब कीमतों में टैक्स पहले से शामिल हो, तो उनमें टैक्स = रकम × दर ÷ (100 + दर): 17 % टैक्स वाले 117 के आइटम में 17 टैक्स है। PDF असली, सेलेक्ट करने लायक टेक्स्ट के साथ PDF के बिल्ट-इन Helvetica फ़ॉन्ट में लिखी जाती है। उस फ़ॉन्ट में सिर्फ़ लैटिन अक्षर हैं, इसलिए अगर कोई नाम या नोट दूसरी लिपि (हिंदी, उर्दू, अरबी…) में है, तो PDF इनवॉइस की तस्वीर के रूप में बनती है, और ₹ जैसे निशान करेंसी कोड के रूप में लिखे जाते हैं।
काम की बातें
- हर इनवॉइस को अपना अलग नंबर दें और कभी दोबारा इस्तेमाल न करें — टैक्स विभाग साफ़, बिना टूटी सीरीज़ की उम्मीद करते हैं।
- इनवॉइस पर आख़िरी तारीख़ और भुगतान की पूरी जानकारी (बैंक, IBAN, पेमेंट लिंक) लिखें, ताकि ग्राहक तुरंत भुगतान कर सकें।
- अगर आप VAT, GST या सेल्स टैक्स में रजिस्टर्ड हैं, तो अपना टैक्स नंबर दिखाएँ (और जहाँ क़ानून कहे, वहाँ ग्राहक का भी)।
- हर इनवॉइस की एक कॉपी रखें: टैक्स विभाग आमतौर पर कारोबारों से कई साल तक रिकॉर्ड रखने को कहते हैं।
इनवॉइस जनरेटर — आम सवाल
इनवॉइस में क्या-क्या होना चाहिए?
कम से कम: आपका नाम या कारोबार और संपर्क जानकारी, ग्राहक का नाम और पता, एक अलग इनवॉइस नंबर, इनवॉइस की तारीख़, हर आइटम का विवरण, मात्रा और कीमत, कुल रकम, और भुगतान कैसे और कब करना है। अगर आप VAT, GST या सेल्स टैक्स लेते हैं, तो ज़्यादातर देशों में आपका टैक्स नंबर, टैक्स दर और टैक्स की रकम भी ज़रूरी है — अपने टैक्स विभाग के नियम देखें (जैसे ब्रिटेन में HMRC, EU VAT Directive, या भारत में GST का नियम 46)।
इनवॉइस और प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस में क्या फ़र्क़ है?
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस इनवॉइस के रूप में एक कोटेशन है, जो काम या डिलीवरी से पहले भेजा जाता है ताकि ख़रीदार को सही लागत पता हो (अक्सर एडवांस या कस्टम के लिए)। यह भुगतान की माँग नहीं है और टैक्स इनवॉइस भी नहीं। असली इनवॉइस सामान या सर्विस देने के बाद जारी होता है।
जब कीमतों में टैक्स पहले से शामिल हो, तो टैक्स कैसे निकालें?
100 जमा दर से भाग दें और दर से गुणा करें: टैक्स = कीमत × दर ÷ (100 + दर)। 17 % टैक्स शामिल वाले 1,170 पर टैक्स है 1,170 × 17 ÷ 117 = 170, और टैक्स के बिना कीमत 1,000 है। “कीमतों में टैक्स शामिल है” चुनें, जनरेटर हर दर के लिए यह कर देगा।
इनवॉइस पर नंबर कैसे डालें?
पिछले नंबर के बाद आने वाला एक अलग नंबर इस्तेमाल करें, जैसे INV-0001, INV-0002 या 2026-001। प्रीफ़िक्स या साल ठीक है; ज़रूरी यह है कि नंबर न दोहराए जाएँ और न छोड़े जाएँ। “नया इनवॉइस” आपके लिए नंबर एक आगे बढ़ा देता है।
क्या मैं रकम शब्दों में लाख और करोड़ में लिख सकता हूँ?
हाँ। “कुल रकम शब्दों में दिखाएँ” पर टिक करें और लाख, करोड़ चुनें — जैसे Rupees One Lakh Twenty-Three Thousand Four Hundred Fifty-Six Only। दूसरी करेंसी के लिए मिलियन और बिलियन इस्तेमाल होते हैं।
क्या मेरे इनवॉइस और ग्राहक अपलोड होते हैं?
नहीं। इनवॉइस, PDF और Word फ़ाइल सब आपके ब्राउज़र में बनते हैं, और आपके सेव किए इनवॉइस, ग्राहक और लोगो इसी ब्राउज़र की स्टोरेज में रहते हैं। हमें कुछ नहीं भेजा जाता।
स्रोत
- GOV.UK — Invoices: इनवॉइस में क्या होना ज़रूरी है
- HMRC — VAT guide (VAT Notice 700): इनवॉइस पर VAT का हिसाब और राउंडिंग
- European Commission — VAT इनवॉइस के नियम (Council Directive 2006/112/EC, Article 226)
- CBIC India — CGST Rules 2017, नियम 46: टैक्स इनवॉइस
- ISO 4217 — करेंसी कोड और minor units
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